Очищення архіву втратили значимість документів

Величезна кількість документації – природна і обов’язкова явище для діючих підприємств та організацій.

Крім бухгалтерських відомостей, відомостей, бланків, копій та оригіналів договорів, особистих справ співробітників, актів існує секретна документація.

Вся вона має певну цінність, обмежену чи не обмежену в часі. Обсяг останніх документів рідко перевищує 5 %-й показник серед усіх паперів, що мають відношення до діяльності підприємства.

Зміст

  • 1 Класифікація документів
  • 2 Процес знищення архівних документів
  • 3. Порядок знищення документів
  • 4 Методи знищення архівних документів

Своєчасне – раз і більше на рік – поділ документації, виведеної з діловодства або зберігається в архіві, на необхідні і вже не настільки важливі папери з подальшим знищенням втратили цінність значно спрощує процес складання каталогів потрібних бланків.

Паралельно утилізація дозволяє економити дороге простір площ, обладнаних для зберігання документів. Також можна відкрити свій бізнес на макулатурі.

Прагнучи полегшити процедуру належного управління носіями інформації, утилізацію паперів з закінченим терміном зберігання не можна проводити без попередньої всебічної оцінки їх важливості як на поточний момент, так і в подальшому.

Класифікація документів

Архівні документи розрізняють, відштовхуючись від форми власності:Очищення архіву втратили значимість документів

  • державної;
  • федеральної;
  • муніципальної;
  • недержавної.

За способом фіксації даних з документом класифікують на:

  • Паперові, містять письмові і графічні дані.
  • Аналогові, зафіксовані на кіно-, аудіо – чи відеоплівку.
  • Зафіксовані на цифрових носіях (всі види дисків та флеш-накопичувачі).
  • За термінами зберігання:

    • підлягають постійному зберіганню в архівах;
    • тимчасово зберігаються у відомчих архівах протягом встановлених строків;
    • тимчасово зберігаються на умовах депозитарного зберігання в галузевих фондах або відомчих архівах.

    Архівну документацію підприємств і установ сортують з дотриманням принципу трирівневої класифікації і розрізняють по ступені:

    • важливості;
    • конфіденційності;
    • секретності.

    Процес знищення архівних документів

    Знищення документів повинно відбуватися згідно з установленим порядком, що передбачає:

    • обов’язкову організацію комісії різнопрофільних фахівців, які повинні прийти до обопільної згоди про необхідність утилізації кожного окремо розглянутого документа;
    • складання акта про списуються і підлягають утилізації паперах;
    • ретельність фізичного знищення паперів і інших носіїв даних шляхом термічного, хімічного або механічного впливу;
    • засвідчення юристом документа про факт проведеної утилізації.

    Порядок знищення документів

    Комісія, створювана для сортування архівних та інших документів, що підлягають зберіганню або утилізації, повинна включати:Очищення архіву втратили значимість документів

    • представника керівництва організації;
    • головбуха;
    • архівіста;
    • представника персоналу підприємства;
    • юриста;
    • секретаря або особи, яка його заміщує і знайомого з документообігом.

    При неможливості скласти оцінну комісію згідно зі списком, зазначеним вище, можна обмежитися трьома фахівцями, один з яких повинен мати юридичну освіту, а другий – ставитися до представників відділу бухгалтерії. Неприпустимо проводити утилізацію документів силами однієї особи.

    В обов’язки комісії ставиться:

    • розділ оброблюваних документів мають безстроковий і тривалий термін зберігання, з незакінченим терміном зберігання і з закінченим терміном зберігання, що втратили цінність;
    • вилучення копій прекрасно збереглися оригінали та оформлення перших на утилізацію;
    • підшити паперів для зберігання і паперів для утилізації в окремі справи;
    • вилучення документів, які неможливо піддати відновленню, їх опис.

    Скомпоновані в окремі справи документи для утилізації переписують в акті про виділення з архіву паперів, після чого об’єднують в тюки, складають у мішки. Зваживши, відправляють на безпосередню утилізацію, проведену під наглядом представників комісії.

    Секретні документи знищуються у відведених для цього приміщеннях, мають обмежений допуск осіб. Попередньо проводиться експертиза, яка оцінює цінність того чи іншого документа.

    Бухгалтерські документи, також спочатку піддаються експертній оцінці. Знищенню підлягають тільки ті документи, які пройшли інвентаризацію за звітний період.

    Всі документи утилізуються строго у відповідності зі строками їх зберігання.

    Очищення архіву втратили значимість документівСортування сміття — важливий показник розвитку економіки і суспільства країни.

    Утилізація фотопаперу та фотоплівки — дуже цікавий процес. Як це відбувається, читайте тут.

    У вас є старий монітор, який вам більше не потрібен. Дізнайтеся, як його утилізувати. Корисна інформація http://greenologia.ru/utilizaciya-texniki/ofisnaya/utilizaciya-monitorov.html посиланням.

    Методи знищення архівних документівОчищення архіву втратили значимість документів

    • Термічний вплив через спалювання (підходить для всіх видів носіїв даних).
    • Хімічний вплив реагентами (придатне як для утилізації аналогових і електронних носіїв даних, так і для знищення паперових документів).
    • Механічне (із залученням побутового або промислового шредера — у першому випадку перед знищенням паперових документів їх слід очистити від металевих скріпок та швидкозшивачів).

    Сподобалася стаття? Поділитися з друзями: